Quelles sont les précautions à prendre avec vos sous-traitants ?

En tant que donneur d’ordre ou maître d’ouvrage, vous avez obligation de savoir qui intervient sur vos sites (chantiers, entrepôts, locaux…). Dans le cadre de votre devoir de vigilance, vous êtes en effet solidairement responsable des infractions éventuelles au Code du Travail des entreprises sous-traitantes qui y sont présentes, en particulier en matière de travail dissimulé. Il vous incombe donc de mettre en place des procédures de contrôle de votre sous-traitance afin de vous prémunir de toute sanction pénale ou financière.

Mettez en place des contrôles rigoureux de vos sous-traitants

Afin de limiter le risque risque de travail illégal lié à la sous-traitance, la première précaution à prendre est de vous assurer que tout intervenant sur site est en conformité avec le droit du travail, donc respecte les règles en matière de travail dissimulé. Le sous-traitant peut aussi bien être une entreprise de nettoyage qui missionne ses salariés dans vos locaux professionnels, qu’une entreprise de gros œuvre cocontractante sur un chantier de construction.

Le contrôle de la sous-traitance doit être effectué dès la conclusion du contrat de 5 000€ ou plus avec l’entreprise cocontractante et tous les 6 mois jusqu’à l’exécution de sa mission, comme le rappelle l’article D. 8222-5 du Code du Travail. On parle d’obligation ou de devoir de vigilance du donneur d’ordre (ou du maître d’ouvrage). Ce devoir de vigilance est d’ailleurs rappelé par l’Urssaf : « vous devez vous assurer, en tant que donneur d’ordre, de la validité des attestations que votre cocontractant vous fournit.« 

Concrètement, vous devez mettre en place des contrôles rigoureux et réguliers de la conformité et de la validité des attestations fournies par vos sous-traitants et mentionnées aux articles L. 8221-3 et L. 8221-5 du Code du Travail (extrait de K bis, par exemple). Nous détaillons ces documents dans notre article sur les vérifications préalables et périodiques de la légalité de la sous-traitance à effectuer par le donneur d’ordre.

Bon à savoir
Le donneur d’ordre doit aussi faire preuve de vigilance avec la sous-traitance étrangère, en particulier les travailleurs détachés missionnés par une entreprise étrangère sur vos site. Ces intervenant sont aussi considérés comme des salariés soumis au droit du travail français. Les mêmes précautions qu’avec les sous-traitants français sont donc à prendre.

Traitez les « alertes sous-traitance »

Le risque sous-traitance porte en particulier sur les dates d’échéance de contrats et attestations : contrat de cotraitance, ou contrat de travail d’un salarié en CDD ou intérimaire intervenant sur site par exemple. Il peut aussi porter sur la validité de la carte BTP ou d’un titre de séjour pour les travailleurs détachés. Charge à vous de vous assurer que ces informations sont à jour, exactes et valides pour toute entreprise connue ainsi que ses collaborateurs.

Si un contrôle sur site révèle des irrégularités de situation d’un sous-traitant (fausse déclaration, extrait de K bis passé de validité…), vous devez légalement – en temps que donneur d’ordre – traiter ces alertes sous-traitance dans les délais prescrits par la loi (articles R-8281-1 à R8281-4 du Code du Travail). Notre article sur les 3 étapes du devoir de vigilance détaille cette procédure : vous devez mettre en demeure le sous-traitant dans les 24 heures suivant le constat de l’infraction ; celui-ci doit se mettre en conformité sous 15 jours avec le Code du Travail. Dans le cas contraire, vous devez en informer l’agent de contrôle sous 48h.

Les procédures de contrôle et d’alerte liées à la sous-traitance sont des précautions essentielles pour apporter la preuve que le donneur d’ordre ou le maître d’ouvrage ont pleinement assuré leur devoir de vigilance en respectant ses prérequis. C’est ici que le numérique apporte de la fiabilité pour la collecte, l’enregistrement et la vérification de toutes les données des sous-traitants.

Assurez une traçabilité numérique de la collecte des informations sur vos sous-traitants

Comment vous, donneur d’ordre, pouvez-vous assurer pleinement la traçabilité des informations de vos sous-traitants ? Comment savoir s’ils sont à jour dans le paiement de leurs cotisations sociales ? Le nombre et le statut de ses salariés présents sur vos sites est-il bien conforme à ce qu’il a déclaré ?

Cette traçabilité administrative de la sous-traitance n’est jamais sans faille – donc sans risque – pour le donneur d’ordre ou le maître d’ouvrage, malgré les contrôles qu’il peut diligenter sur site.

Aussi, l’enjeu d‘une solution de vigilance numérique dédiée à la sous-traitance comme Bativigie est d’accompagner le donneur d’ordre dans son obligation de vigilance pour couvrir l’étendue des précautions à prendre avec ses cocontractants.

1. Collecter et centraliser en base de données tous les documents obligatoires portant sur les personnes morales et physiques auprès des sous-traitants.
2. Qualifier et suivre la validité des documents : l’entreprise sous-traitante a-t-elle bien renouvelé en temps et en heure le CDD d’un de ses salariés toujours présent sur le site ?
3. S’assurer de la cohérence entre les documents transmis et le personnel sous-traitants effectivement sur site en interrogeant la base de données : les collaborateurs sur site sont-ils connus et en règle ?
4. Assurer automatiquement les actions correctives sur constat d’irrégularités sur site : sur rapport d’incident de l’agent de contrôle, une entreprise sous-traitante a-t-elle été notifiée dans les 24 heures ?
5. Suivre sur un tableau de bord les actions de régularisation à effectuer par l’entreprise sous-traitante en défaut : l’entreprise sous-traitante en défaut a-t-elle régularisé la situation de son salarié dans les 15 jours suivant sa mise en demeure ?
6. Assurer une traçabilité totale sur l’ensemble de la chaîne de vigilance sous-traitance : collecte, contrôle, action corrective
7. Conserver toutes les démarches et actions entreprises pendant 5 ans : apporter la preuve de votre diligence et de la fiabilité de votre système de vigilance en cas de contrôle par les autorités.

Ci-dessous, un aperçu de l’interface d’administration de Bativigie permettant de suivre le statut des sous-traitants et de suivre les rapports d’incidents :

Traçabilité numérique du risque sous-traitant : un exemple concret

Le donneur d’ordre est notifié par la solution Bativigie du fait qu’un intervenant d’une entreprise sous-traitante est toujours présent sur le site, malgré le fait que son CDD est arrivé à échéance et n’a pas été encore renouvelé en temps et en heure.

L’entreprise cocontractante est automatiquement notifiée dans les 24 heures, elle suspend son salarié puis renouvelle son CDD dans les 15 jours pour se mettre en conformité avec la loi.

Avec la traçabilité numérique offerte par Bativigie, le donneur d’ordre est en mesure d’apporter la preuve aux autorités qu’il a rempli son devoir de vigilance en mettant en place les bonnes actions dans les délais prescrits par la loi. Cette traçabilité permet de remonter au nom du déclarant, au document concerné, aux dates auxquelles ces documents ont été enregistrés en base de données et au suivi des actions réalisées par le donneur d’ordre.

Vous souhaitez gérer de manière rationalisée et numérisée le risque sous-traitant dans le BTP ?